欢迎访问宿州学院审计处网站!
当前位置: 首页 >> 工作研究 >> 正文
信息技术在高校基建审计工作中的应用
发布人:审计处    发布日期:2013年05月14日

摘要:随着高校信息化建设的发展和基建审计任务的日益繁重,如何在基建审计工作中利用信息技术提高审计质量和效率已成为高校内审人员共同关心的问题。本文对信息技术在高校基建审计中的应用做了一些思考,从五个方面提出了加强基建审计信息化建设的建议。

关键词:基建审计;信息技术

近几年来,高校办学规模不断扩大,大量新建教学楼、宿舍、食堂等基建项目的不断增加使得高校基建审计任务变得日益繁重。高校内审人员如何在工作中利用信息技术提高审计效率和质量成为做好基建审计工作的关键。本文结合实际工作经验就信息技术在高校基建审计中的应用提出若干建议,以供参考。

一、利用信息技术收集原始资料

基建审计工作中,齐全完整且有说服力的原始资料对审计质量有至关重要的意义,及时收集有证明力的各类资料是基建审计的一项重要工作。在实际工作中,可以充分利用信息技术和数码设备采集相关资料。

1、利用扫描仪采集文字、图片信息。

实际工作中许多文字、图片资料如招投标文件、施工合同、上级批文、会议纪要等文件受数量限制和客观原因不可能将原件保存在审计部门,如采用复印件又存在着重复复印造成质量缺陷,有时个别数据多次复印后失真。在这种情况下,可以利用扫描原件做成电子文档,该电子文档便于在电脑上阅读;便于复制使用;刻成光盘便于交流;需要时利用彩色打印机打印出原件的纸质副本;节约纸张。

2、利用数码设备采集现场信息

对于实效性强,又受到时间、地点、环境条件限制不可再现的信息:如开工前的原始地貌、隐蔽工程等场景,还有领导讲话、会议情况等。这些信息一般只发生一次,稍纵即逝。对这些信息可以利用数码产品现场采集并制成光盘,以备后期使用。

在我校新区建设的工程中,我们采用跟踪审计的方式配合事务所审计。为给事务所提供详细和有说服力的审计证据,审计部门利用数码相机、扫描仪等设备对施工项目的隐蔽工程、工程变更验收等关键信息进行现场采集,作为辅助资料提供给事务所,较好的保证了跟踪审计质量。

二、使用专业工程造价软件,提高审计质量和效率

基建审计以工程造价为主要审计对象,工作中也以工程造价软件为主要工具。目前国内专门为审计工作开发的基建审计应用软件尚未面世。

目前工程造价软件大致分为三类:一是工程计价软件,这类软件开发的比较早,相对较成熟,应用范围广,比较适合工程造价的审计工作;二是钢筋工程量计算软件,这类软件开发较晚,设计上不如工程计价软件成熟,但应用前景较好;三是工程量计算软件,一般分为图形算量和参数算量两种,由于这类软件本身存在许多缺陷,审计工作中使用的较少。这三类软件各有众多不同的版本,但各版本基本功能大致相同。审计人员须从众多版本中选择一套适合自己的应用软件,要从以下几个方面综合考虑再选:

1、标准化。软件应当是正规软件公司按照国家法律、法规的统一标准研制开发,经国家或国家授权的鉴定机构确认颁布发行,符合国家信息化管理的正版软件。

2、通用性强。不同地域的工程造价软件受当地定额数据库的不同而不同,在同一地域可能有不同版本的多种软件出现。为便于交流,内审人员应重点选择当地普遍使用的软件。

3、功能丰富。一套设计良好的软件应具备多个功能模块,如计价、工程量计算、清单报价、编制招投标文件等,便于内审人员应用软件流畅的完成工作。

4、操作简便。软件应便于操作,界面友好,维护方便,便于使用和信息交流。

三、适度开发应用程序弥补专业软件的不足

通常专业的工程造价软件功能强大,但同时也存在参数设置繁杂等不足,通常要求操作者具备较强的电脑应用能力和熟练的软件使用技巧。若使用不熟练,参数设置和模块选择不准确,就可能导致计算结果偏差,对审计结果造成一定影响,既浪费时间又影响工作质量。如果条件许可,高校内审部门应积极培养具有一定计算机水平和工程审计工作经验的内审人员开发一些小的应用程序。实际工作中基于微软Office办公软件的普及性,可考虑借助Office软件内置的VBA程序和Excel电子表格及Access数据库的功能,开发一些数据计算、汇总、比较、查询、统计等应用程序。

四、积极利用网络为基建审计服务

随着高校校园网建设的飞速发展,高校内审人员已经具备利用电脑网络提高内审工作质量的条件。基建审计工作中可在以下发面应用电脑网络:

1、信息传输。在基建审计中经常发生与施工单位、审计事务所和相关部门传递信息资料的情况,可以采用将工程量计算底稿、工程结算书、影像、图片及相关资料生成电子表格文件,通过网络发送电子邮件,快速传递给对方,减少了中间环节,提高了工作效率。

2、网上查询有关信息。在日常基建审计工作中经常需要了解工程材料价格信息,网上查询是方便高效的做法。并且可以通过网络与省、市定额站进行网上咨询,在网络上与工程造价人员交流审计经验,探讨工程造价的审计体会,提高审计质量。

3、利用校园网络平台,积极宣传审计,为审计营造和谐的工作环境。通过校园网不定期发布审计工作情况,发布与审计工作相关的文件、规定,使学校和社会对大学的基建审计工作有一个初步了解和认识,在一定程度上起到宣传审计的作用。

五、建立数据库文档,实现审计信息化管理

为加强基建审计的信息化管理,可以利用Excel电子表格建立自己的数据库文档。该文档内容可结合各高校基建审计实际情况而定。比如可建立工程造价审计数据库,主要是针对工程结算书中材机汇总表,结合现行定额编制的数据库,利用数据库对审计结果进行二次分析,如分析综合定额中的用电量等。还可以针对施工单位、审计单位、审计结果等建立的基本信息数据库,建立施工单位和审计事务所的工作查询档案。